Urakoitsijan laatusuunnitelma
Urakoitsijan laatusuunnitelma on avain isompiin urakoihin
PALVELUn sisältö
Laatusuunnitelma varmistaa vaatimusten täyttymisen ja auttaa pääsemään mukaan isompiin urakoihin.
Mihin tarvitaan?
Moni kaupunki, kunta, hyvinvointialue tai teollisuuden suurtoimija vaatii aliurakoitsijoiltaan joko sertifioitua laatujärjestelmää tai muuta luotettavaa selostusta yrityksen laatujärjestelmästä.
Laatusuunnitelma on asiakirja, johon kuvataan sellaisen yrityksen toimintatavat, jolla ei ole sertifioitua laatujärjestelmää. Laatusuunnitelmaan voimme sisällyttää myös työturvallisuus- ja ympäristöasiat.
Projekti kestää noin 2-5 päivää, riippuen toimintatavoistanne. Laatusuunnitelman yhteydessä laaditaan usein myös liittyviä työkaluja ja asiakirjoja, esimerkiksi perehdytyskortteja, poikkeamaraportointilomakkeita jne.
Laatusuunnitelma on kuvaus tavoistanne toimia
- Laatupolitiikka, laatutavoitteet ja toimintasuunnitelma
- Organisaatiokuvaus ja roolit
- Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavat
- Sidosryhmien ja lakivaatimusten tunnistaminen
- Kalustoluettelo
- Henkilöstön pätevyydet, osaamisenhallinta ja perehdytys
- Kriittisten liiketoimintaprosessien prosessikuvaukset
- Poikkeamienhallintakäytänteet
- Usein lisäksi työturvallisuusohjeet
- Usein lisäksi ympäristönhallintatoimet
- Valmiin asiakirjan saatte muokattavassa muodossa, jotta voitte hyödyntää sitä jatkossakin
näin syntyy laatusuunnitelma
Avaimesi isoihin sopimuksiin ja tilaajien luottamukseen
Alkukartoitus
Alkukartoitus tehdään joko puhelimitse tai Teams-etäpalaverissa. Alkukartoituksessa selvitetään, onko teillä:
- omaa kirjoitusresurssia
- olemassa tarpeelliset laadunvarmistuskäytänteet työprosesseissa
- olemassa vaaditut perehdytyskäytännöt, kemikaalihallinnan käytännöt ja poikkeamienhallintakäytännöt
- olemassa jo prosessikuvauksia vai kuvataanko ne nyt ensimmäistä kertaa.
Aikataulu & Hinnoittelu
Työ valmistuu yleensä 2–5 päivän kuluessa. Aikataulu riippuu siitä, kuinka monimutkaisia ja lukumäärältään useita palveluprosesseja on kuvattavana sekä siitä, onko yrityksessänne jo käytössä laadunhallintakäytänteitä.
Työn suoritus on tuntilaskutusperusteinen:
- 85 € + ALV 25,5 %
- Iltaisin klo 18 jälkeen ja viikonloppuisin tuntihinta on 95 € +ALV 25,5 %
Johtamistapojen kuvailu laatusuunnitelmaan
Laatusuunnitelmaan kirjoitetaan:
- Selkeä laatupolitiikka ja tavoitteet: yhdessä määritetty suunta ja keinot niiden saavuttamiseksi.
- Organisaation rakenne ja vastuut: roolit, tehtävät ja henkilöstön pätevyydet tilaajien vaatimusten mukaisesti.
- Lainsäädäntö ja vaatimukset: varmistamme, että suunnitelma täyttää kaikki olennaiset normit.
- Perehdytyskäytännöt: miten varmistatte osaamisen ja turvallisuuden arjessa.
- Kaluston ja hankintojen hallinta: käytännöt, joilla varmistatte laadun ja toimintavarmuuden.
Prosessikuvaukset
Palveluprosessien kuvaukset sisältävät:
- Riskien hallinta: osoitatte tilaajille, että hallitsette aikataulu-, kustannus-, materiaali- ja laaturiskit
- Laadunvarmistus eri vaiheissa: toimenpiteet, joilla virheet ehkäistään ennakoivasti tai huomataan ennen asiakkaalle luovuttamista.
- Työn vaiheet: ennen työn aloitusta (suunnittelu ja valmistelu), työn aikana tehtävät toimet sekä työn päätyttyä suoritettavat tarkastukset ja laadunvarmistuskeinot.
- Viestintäkäytännöt: selkeä kuvaus sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä projektin aikana.
Prosessien kehitys ja poikkeamien hallinta
Jos prosesseja puuttuu, lisäämme ne laatusuunnitelmaan ja viemme käytäntöön:
- Puuttuvat laadunvarmistustoimet: esimerkiksi itselleluovutuskäytänteet.
- Poikkeamien hallinta: kirjaamme ja analysoimme asiakkaiden ilmoittamat ja itse havaitut virheet säännönmukaisesti.
- Tilastointi ja oppiminen: poikkeamista muodostetaan tilasto, jonka avulla virheet ehkäistään jatkossa.
- Käytännön työkalut: laadimme helppokäyttöiset lomakkeet ja ohjeet poikkeamienhallintaan ja perehdyttämiseen.
Työturvallisuus- ja ympäristönhallinta-asiat
Laatusuunnitelmaan voidaan sisällyttää myös työturvallisuus- ja ympäristöasiat:
- Työturvallisuus: perusasiat sisältyvät aina, ja tarvittaessa laajennamme kuvauksen tilaajan vaatimusten mukaiseksi.
- Ympäristövaatimukset: jätteiden käsittely, kemikaalien hallinta ja tarvittaessa myös materiaalivalinnat sekä päästöjenhallinta.
- Joustavuus: lisäämme ympäristöhallinnan ja työturvallisuuden kuvaukset, kun tilaaja edellyttää.
Lisädokumentit
- kemikaalirekisteri
- työn vaarojen arviointi
- perehdytyslomake
- kalibroitavien mittalaitteiden luettelo
- sidosryhmäanalyysi
- työturvallisuusohjeet
- poikkeamien raportointilomake (digilomake)
- poikkeamien käsittelymuistio-pohja
Toimitus ja työn luovutus
Valmiin laatusuunnitelman toimitus:
- Saat kaksi tiedostomuotoa: Word ja PDF, helppo muokata ja jakaa
- Jatkuva hyöty: voit päivittää ja täydentää pohjaa itse
- Säästät aikaa: käytä samaa suunnitelmaa tulevissa tarjouksissa ja projekteissa.
Usein kysytyt kysymykset laatusuunnitelmaan liittyen
Olemme keränneet alle useimmin kysyttyjä kysymyksiä. Saat vastaukset auki klikkaamalla kysymystä.
Aikataulu ja joustavuus:
- Työaika-arvio: laatusuunnitelma vaatii yleensä vähintään 16 tuntia
- Valmistumisaika: tyypillisesti 2–5 päivää prosessien määrästä riippuen
- Joustava toteutus: kiiretilanteessa työskentelemme myös iltaisin ja viikonloppuisin, jotta suunnitelma valmistuu ajoissa
Ei voi. Laatusuunnitelmaan kirjataan vain todelliset käytännöt ja toimintatavat.
Tilaaja voi halutessaan varmistaa tiedot toimittaja-auditoinnilla, joten on tärkeää, että kaikki kuvaukset pitävät paikkansa.
Virheelliset tai kaunistellut tiedot voivat vaarantaa luottamuksen ja johtaa jopa ostokieltoon.
Rehellisyys ja läpinäkyvyys varmistavat maineenne ja tilaajien luottamuksen.
Jos yritykseltänne puuttuu esimerkiksi sisäisen luovutuksen käytännöt, ne kannattaa laatia, kouluttaa henkilöstölle ja ottaa käyttöön. Tällaiset käytännöt ovat yleensä nopeita ja helppoja toteuttaa, ja niiden avulla hallitsette riskejä ja vältätte turhia kustannuksia.
Jos laatusuunnitelmasta puuttuvat laadunvarmistuskeinot, on hyvin todennäköistä, että menetätte pisteitä tarjouskilpailussa – ja ette tule valituksi palveluntarjoajaksi.
Selkeät käytännöt parantavat kilpailukykyä ja tilaajien luottamusta.
Kyllä, voitte hyödyntää omaa kirjoitusresurssianne. On usein paras ratkaisu, että yrityksen toimintaa tunteva henkilö toimii kirjoittajana.
Me tarjoamme asiakirjamallin, sparraamme prosessissa ja oikoluemme tekstin korjausehdotuksineen. Näin kustannukset pysyvät selvästi pienempinä, koska konsultin työaikaa tarvitaan vähemmän.
Vähimmäislaskutus on 170 € + ALV 25,5 %, ja se sisältää alkukartoituksen, asiakirjapohjan sekä oikoluvun
Riippuu tavoitteesta; jos prosessit liittyvät toisiinsa ja voitte tarjota ne samalle tilaajalle, kannattaa kuvata kaikki – se voi vahvistaa kilpailukykyä.
- Kiiretilanteessa: Jos laatusuunnitelma tarvitaan nopeasti tarjouksen liitteeksi, keskitytään ensin vaadittuihin ja tärkeimpiin prosesseihin.
- Joustava ratkaisu: Loput prosessit voidaan lisätä myöhemmin samaan suunnitelmaan tai erilliseen asiakirjaan.
Onnistuu, voimme laatia asiakirjan myös englanniksi.
Kyllä ja ei.
Kullakin toimialalla on ominaiset erityisvaatimukset ja laadunhallintakäytänteet. Nämä huomioidaan aina yksilöllisesti.
Laatusuunnitelmaa voi kutsua
- laatukäsikirjaksi
- toimintakäsikirjaksi
- kuvaukseksi yrityksen laatujärjestelmästä
- kuvaukseksi yrityksen HSEQ-järjestelmästä tai vaikkapa
- kuvaukseksi yrityksen johtamisjärjestelmästä
Palvelumme on nimetty laatusuunnitelmaksi.
Laatusuunnitelma on käsitteenä hieman laajempi – se kuvaa yleisiäkin johtamiskäytänteitä, kun taas laadunvarmistussuunnitelma on yleensä työ- tai työkohdespesifinen ja sisältää ainoastaan tiettyyn työhön liittyvät laadunvarmistustoimenpiteet.
Eli periaatteessa laatusuunnitelma voi sisältää kaiken, mitä laadunvarmistussuunnitelmassa kerrotaan, mutta se sisältää laajemmin myös muita asioita.
RALA laatu – ja ISO 9001-laadunhallintastandardit vaativat hieman laajemmin erilaisia hallintakienoja yritykseltä. Kun laatusuunnitelmanne on saatu valmiiksi, voimme katsoa, mitä muuta olisi vielä syytä tehdä, jotta sertifikaatin hakeminen olisi mahdollista.