Tietosuojaseloste

Tämä seloste sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/379) 13 ja 14 artiklan edellyttämiä tietoja henkilötiedoista, joita käsittelemme teamlaamanen.fi verkkopalvelussamme sekä asiakasrekisteriimme liittyen.

Keitä olemme

Risk Link Oy, y-tunnus 2585402-9, Marjaniementie 74, 00930 Helsinki. Kotipaikka: Nurmijärvi.

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Annika Laamanen, Marjaniementie 74, 00930 Helsinki, sähköposti: etunimi.sukunimi@risklink.fi

Verkkosivustomme osoite on: https://risklink.fi.

Rekisterin nimi

Risk Link Oy:n verkkosivun, uutiskirjeiden ja sosiaalisen median asiakasrekisteri.

Rekisteri kattaa Risk Link Oy:n tarjoamia palveluita kohtaan kiinnostuksensa osoittaneet, sekä uutiskirjeen tilaajat, kampanjaan tai kilpailuun osallistuvat ja verkkopalveluihin sisältöä tuottaneet. Rekisteri kattaa myös Risk Link Oy:n sisältöihin sosiaalisen median kanavissa reagoineet, Risk Link Oy:lle yksityisviestejä lähettäneet ja Risk Link Oy:tä seuranneet henkilöt. Rekisteröityjä ovat Risk Link Oy:n potentiaaliset asiakkaat, joita ei ole vahvasti tunnistettu.

Rekisterin käyttötarkoitus

Risk Link Oy kerää ja ylläpitää asiakasrekisteriä yrityksistä asiakassuhteiden ylläpitämiseen, mittaamiseen, markkinointiin, tuotteiden sekä palveluiden kehittämiseen.

Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste:

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:

uutiskirjepalvelut ja kampanjoiden järjestäminen esim. tapahtumien ja kilpailuiden yhteydessä, erityisesti näihin liittyvä asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien ilmoitukset ja viestintä
palveluihin sisällön tuottaminen
tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu ja kehittäminen, sekä tämän tarjonnan kohdistaminen
liiketoiminnan kehittäminen
palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä käyttäjien ja tilaajien segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä palveluissa
mielipide- ja markkinatutkimukset
suoramarkkinointi
markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen sisäisissä ja ulkoisissa medioissa
koulutustarkoitukset
Risk Link Oy:n sosiaalisen median sisältöjen saamien reaktioiden seuranta ja analysointi viestinnän ja liiketoiminnan kehittämiseksi
asiakaspalvelu sosiaalisen median kanavissa, kuten yksityisviesteihin vastaaminen ja julkisiin julkaisuihin tulleisiin kommentteihin reagoiminen

Profilointi

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Markkinoinnissa tehdään kohderyhmäpoimintoja, ja kohdentaminen perustuu erilaisiin segmentteihin.

Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus: Käsittely voi perustua rekisteröidyn suostumukseen, esimerkiksi rekisteröidyn antamaan sähköiseen suoramarkkinointilupaan. Rekisteröity voi myös tilata suostumuksellaan uutiskirjeitä tai varata ajan palvelun saamista varten.

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut:

Suoramarkkinointi tai osallistuminen kilpailuun voi perustua oikeutettuihin etuihin.
Rekisteröity voi ilmaista esimerkiksi tapahtumien tai tilaisuuksien yhteydessä kiinnostuksensa Risk Link Oy:tä tai sen tuotteita ja palveluita kohtaan.
Somepalveluiden mukautettujen kohderyhmien käyttö.
Liiketoiminnan kehittäminen.
Risk Link Oy:n sosiaalisen median sisältöjen reaktioiden seuranta ja analysointi viestinnän ja liiketoiminnan kehittämiseksi.

Sopimus: Risk Link Oy:lle osoitettuihin viesteihin ja kommentteihin vastaaminen sosiaalisen median kanavissa.

Henkilötietoryhmät:

Perustiedot: Rekisteröidyn nimi, sähköposti, puhelinnumero ja osoitetiedot.

Asiakkuustiedot: Potentiaalisen asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten esimerkiksi yhteystietojen lähde ja nimimerkki. Risk Link Oy:n hallinnoimien sosiaalisen median alustojen profiilinimesi ja -yhteystietosi, sekä meille siellä jakamasi viestintä ja muu sisältö.

Suostumukset: Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot.

Asiakastapahtumatiedot: Yhteydenottotiedot.

Taustatiedot: Asiointikieli.

Kiinnostuksen kohteet: Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista

Tallenteet ja viestien sisältö: Viestit, jotka olet lähettänyt Risk Link Oy:lle sosiaalisen median kanavissa. Reaktiot Risk Link Oy:n julkaisuihin sosiaalisen median kanavissa. Risk Link Oy:tä käsittelevät julkaisut, joita olet julkisesti julkaissut sosiaalisen median kanavissa.

Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot): Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta verkkosivustoilla, mobiilisovelluksissa ja Risk Link Oy:n kanavilla sosiaalisen median alustoilla esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.

Tekniset tunnistamistiedot: Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja ja työkaluja viestinnän ja markkinoinnin hallintaan. Osa käytetyistä alihankkijoista on muita Risk Link Oy:n yhteisöjä.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Yhteisrekisterinpitäjyys:

Risk Link Oy:llä on sosiaalisen median palveluissa käyttäjätilejä, joilla Risk Link Oy jakaa teksti-, kuva- ja vi-deosisältöjä ja vuorovaikuttaa palvelun käyttäjien kanssa. Näitä tilejä käyttäessään ja ylläpitäessään Risk Link Oy käsittelee henkilötietoja ja toimii tiettyjen toiminnallisuuksien osalta yhteisrekisterinpitäjänä sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa kunkin palveluntarjoajan käyttöehtojen mukaisesti. Tiedot, joita Risk Link Oy ja palveluntarjoaja käsittelevät yhteisrekisterinpitäjinä vaihtelevat palveluittain, mutta ovat tyypillisesti esimerkiksi Risk Link Oy:n käyttäjätilin kanssa vuorovaikuttavien henkilöiden käyttäjätilien tietoja ja heidän kirjoittamiaan kommentteja.

Risk Link Oy:llä on yhteisrekisterinpitäjyyden piiriin kuuluvia yritystilejä, yhteisöitä ja ryhmiä seuraavissa sosiaalisen median palveluissa:

Facebook, meta Platforms Ireland Limited
LinkedIn, LinkedIn Ireland Unlimited Company

Kukin sosiaalisen median palveluntarjoaja antaa omalla tietosuojaselosteellaan lisätietoja omasta henkilö-tietojen käsittelystään, kuten käsittelyn oikeusperusteesta sekä rekisteröityjen oikeuksien käyttämisestä palvelussa.

Tietojen säilytysaika:

Kilpailuissa ja kampanjoissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään noin 6 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

Sosiaalisen median kanavissa käsiteltyjä viestejä säilytetään noin 12 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

Uutiskirjeiden tilauksen yhteydessä henkilötietoja säilytetään tilauksen voimassaolon mukaisesti, kuitenkin tietojen säilytysaika rekisteröidyn päätettyä tilauksensa on pääsääntöisesti maksimissaan noin 2 vuoden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisterinpitäjän poistoprosessien mukaisesti, ellei rekisteröity ilmaise halua tietojen käsittelyn jatkumiseen myös tämän jälkeen.

Palveluun tuotettua sisältöä ja siihen liitännäistä tietoa säilytetään palvelun olemassaolon ajan. Käyttäjä voi poistaa palveluun lähettämäänsä sisältöä ottamalla yhteyttä palvelun ylläpitöön.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän palveluita, sovelluksia, verkkosivustoja tai sosiaalisen median alustojen kanavia. Henkilötietoja kerätään esimerkiksi sivustoilla vierailijoiden liikkeiden mukaan evästeiden avulla, mikäli rekisteröity on hyväksynyt evästeiden käytön. Sosiaalisen median alustat saattavat jakaa henkilötietoja kanssamme riippuen henkilökohtaisista yksityisyys- ja evästeasetuksistasi kyseisissä kanavissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin. Jokainen uutiskirje sisältää peruutuslinkin. Lisätietoja saa rekisterivastuuhenkilöltä.

Rekisterin suojaus

Risk Link Oy:ssä kiinnitetään huomiota tietoturvaan ja tietosuojaan elinkaariajattelumallia hyödyntäen. Palvelumme ja sitä myötä henkilötietojen käsittely on otettu huomioon palvelujen suunnittelussa, toteutuksessa, kehittämisessä sekä ylläpidossa. Risk Link Oy:llä on käytössään turvallisiksi todetut tekniset, fyysiset ja hallinnolliset suojauskeinot. Tällaisia ovat muun muassa palomuurit, salaustekniikat ja turvallisten laitetilojen käyttö. Tietoturvasta ja tietosuojasta huolehtivat siihen erikseen koulutetut ja nimetyt henkilöt. Henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain nimetyille henkilöille, jotka työssään tarvitsevat kyseisiä tietoja.

Risk Link Oy toteuttaa tietoturvaa ja tietosuojaa ennalta ehkäisevän riskienhallinnan periaattein, jossa huomioidaan elinkaariajattelu aina palvelun suunnittelusta ylläpitoon. Tietojen väärinkäytöksiin ja muihin riskeihin varaudutaan huomioimalla suojattavan tiedon luonne sekä riskin todennäköisyys.

Risk Link Oy käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, joilla ei ole pääsyä Risk Link Oy:n sisältämiin henkilötietoihin. Kaikkien Risk Link Oy:n kanssa toimivien palveluntarjoajien kanssa huolehditaan sopimus- tai muilla järjestelyillä siitä, että yhteistyö tapahtuu tietoturva ja tietosuoja huomioiden.

Automaattinen päätöksenteko

Ei sovelleta.