Rahanpesulaki vaatii tuntemaan asiakkaan

Laki rahanpesun ja terrorismin rajoittamisen estämisestä (444/2017) velvoittaa vakuutusalalla toimivaa yritystämme tuntemaan asiakkaamme sekä dokumentoimaan tietoa asiakkaidemme liiketoiminnasta ja omistajista, sekä pitämään tiedot päivitettyinä.

Tässä artikkelissa kerron lyhyesti, millaiset toimintatavat yrityksessämme on. Voit myös varmentaa saamasi tietopyyntösähköpostin tarkistamalla, mistä osoitteesta sähköpostin pitäisi tulla ja millainen linkki sieltä pitäisi löytyä, jotta pääset täyttämään tietopyyntölomakkeen.
Annika Laamanen, vakuutusmeklari

Asiakkaan tunteminen

Meidän täytyy tuntea asiakasyrityksemme: mitä teette, ketä ovat asiakkaanne, missä toimitte ja millaisia palveluita tai tuotteita tuotatte.

Perehdymme, ketä ovat yrityksenne päättäjät, nimenkirjoitusoikeudelliset sekä tosiasialliset edunsaajat. Kysymme myös, onko kukaan näistä henkilöistä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö.

Toimeksiantosopimuksia voimme solmia vain nimenkirjoitusoikeudellisten tai prokuranhaltijoiden kanssa.

Sähköinen vahva tunnistaminen

Kun teemme vakuutusten alkukartoitusta yrityksellenne, tietopyyntövaltakirjan allekirjoittamisen ohessa pyydämme sähköiset allekirjoitukset (ja tunnistautumisen) nimenkirjoitusoikeudelliselta henkiöltä (tai useammalta, jos yritys on itse näin määritellyt).

Käytössämme on Visma Sign -palvelu, jolla vahva tunnistautuminen suoritetaan allekirjoittamisen yhteydessä. Tunnistautuminen ja allekirjoittaminen on helppoa – se vie sinulta aikaa enintään minuutin – mutta tarvitset siihen joko pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen.

Tietopyyntölomake

Jos päädymme solmimaan toimeksiantosopimuksen joko vakuutusten hoitopalvelua ja / tai vakuutusten kilpailutuspalvelua varten, viemme yrityksesi tiedot Netvisor KYC-ohjelmistoon.

Netvisor KYC tarkistaa, ettei yrityksesi ole pakotelistalla ja luo tietopyyntölomakkeen, jonka lähetämme sinulle täytettäväksi. Pyyntö saapuu sinulle sähköpostiin.

Tämä sähköpostin lähettäjäosoite on: noreply[at]netvisorkyc.fi

Sähköposti sisältää linkin, jonka kautta sinulle avautuu tunnistautuminen sekä esitäytetty lomake. Lomakkeen linkin alkuosa on aina seuraavanlainen: https://app.netvisorkyc.fi/ (Linkin loppuosa on lomakekohtainen koodi, jossa paljon numeroita ja kirjaimia.)

Lomakkeella kysytään, millaisella maantieteellisellä alueella toimitte, ketkä ovat edunsaajianne ja onko päättäjäporukassanne poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä. Lomakkeella on runsaasti esitäytettyjä tietoja, jotka ovat eri rekistereistä peräisin. Sinun tehtävänäsi on tarkistaa tietojen paikkansapitävyys sekä vastata muutamaan kysymykseen. Lomakkeen täyttäminen vie aikaa enintään 5 min.

Kun olette täyttäneet lomakkeen, se arkistoidaan Netvisor KYC-järjestelmäämme.

Tietopyyntölomake lähetetään myös vuosisopimusasiakkaillemme tietojen päivitystä varten. Tietoja päivitetään 1-2 vuoden välein tai jos yrityksessänne on tapahtunut muutoksia.

Tietosuoja

Tietosuoja ja tietoturvallisuus on meille erittäin tärkeää!

Varmistamme tietojesi turvassapidon seuraavin tavoin:

Varoitamme sinua aina ennen kuin lähetämme teille kutsun allekirjoittamaan tai täyttämään lomakkeita, jotta voisitte tunnistaa, ettei kyseessä ole tietojenkalasteluviesti.
KYC-tiedot säilytetään turvatulla palvelimella erillään muista asiakastiedoista.
KYC-tiedoista ilmoitetaan vakuutusyhtiöille vakuutusten hankinnan yhteydessä päättäjätiedot, tosiasialliset edunsaajat sekä poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt- tiedot muiden yrityksen rekisteritietojen kanssa.
Noudatamme sisäistä tietojenkäsittelyn prosessiamme – emme säilytä turhia tietoja turhan pitkään.
Voit tarkistaa täältä, että saapunut tietopyyntösähköposti on asiallinen.

Valvonta

Ilmoitusvelvollisina olemme Finanssivalvonnan valvottavia.

Meillä on myös sisäinen valvonta, eli seuraamme myös itse, onko toimintamme ja dokumentaatiomme vaatimusten mukaista.

Jos asiakkaana annat meille palautteen, huomautuksen tai reklamaation, se käsitellään aina. Ilmoitamme myös itse asiakkaillemme, jos olemme huomanneet toiminnassamme virheen ja se on jollakin tavalla päässyt vaikuttamaan asiakkaaseen.

Kuinka otan yhteyttä?

Oliko tästä sinulle hyötyä? Tilaa meidän blogit sähköpostiisi.

Haluaisitko saada lisää käytännönläheisiä vinkkejä vakuutusten hoitoon ja hallinnoimiseen liittyen? Tilaa blogit kätevästi sähköpostiisi. Lähetämme viestejä enintään kerran kuukaudessa ja tilauksen voit perua milloin tahansa.