Mikä on Toolbox-keskustelu ja miten se voi auttaa työturvallisuudessa?

Työturvallisuuden kehittäminen on yksi tärkeitä riskienhallinnan osa-alueita yrityksessä. Esittelyssä työturvallisuuden päivittäistyökalu: Toolbox-keskustelu. Tässä artikkelissa syvennymme mikä se on, mitä hyötyä siitä on, ja kuinka ottaa Toolbox-keskustelut käyttöön omassa yrityksessä.
Annika Laamanen, vakuutusmeklari

Mikä on Toolbox-keskustelu?

Toolbox- keskustelu, eli turvallisuuskeskustelu, turvavartti tai turvatuokio on lyhyt, noin 5-15 minuutin keskustelu henkilökunnan kanssa.

Yhdessä Toolbox-keskustelussa käsitellään yleensä vain yhtä aihetta kerrallaan ja mieluiten keskustelua herättävällä tavalla. Toolbox-keskusteluita käydään tyypillisesti joko päivittäin tai viikoittain sekä tarpeen mukaan.

Aiheen ei välttämättä tarvitse olla joka kerta työturvallisuuteen liittyvä, se voi olla työpaikan yhteisiin pelisääntöihin, työprosesseihin, käyttäytymiseen, asiakkaan kohtaamiseen, työpaikan sisäisten ristiriitojen ratkaisemiseen, uudesta käytännöstä tiedottamiseen ja moneen muuhun päivittäiseen työhön vaikuttavan aiheen ympärille rakennettu keskustelu.

Toisinaan Toolbox-keskustelu voi olla enemmän tietoiskumainen, toisinaan keskustelevaisempi tai ajatuksia herättävä. Toolbox-keskusteluaineisto voi olla suullista, kirjallista, video tai vaikkapa konkreettinen esimerkki.

Kuinka tehokas työkalu Toolbox-keskustelu on?

Toolbox-keskusteluilla voidaan vaikuttaa tapaturmien esiintyvyyteen työpaikoilla. Toolbox-keskustelun tarkoitus on jutella turvallisuuteen liittyvistä asioista, jotta ne asiat pysyvät ihmisten mielissä tuoreena ja tulevat näin huomioiduksi töitä tehdessä.

Vuonna 2019 ABC (Associated Builders and Contractors) julkaisi tilaston, jonka mukaan niissä yrityksissä, joissa pidettiin päivittäiset turvallisuuskeskustelut, väheni työtapaturmien kokonaismäärä (TRIR, Total Recordable Incident Rate) 85 % verrattuna niihin yrityksiin, joissa turvallisuuskeskustelu pidettiin vain kuukausittain. Viikottain Toolbox-keskustelun käyneissä yrityksissä TRIR laski 73 %, joka sekin on jo merkittävä lukema. (Lähde: HSI SafetySkills: 7 Reasons you should be holding Toolbox talks.)

Vaikka tämä tutkimus onkin tehty USA:ssa rakennusalalla, Toolbox-keskusteluita voidaan hyödyntää kaikilla toimialoilla.

Millaisella Toolbox-keskustelulla on vaikutusta?

Toolbox-keskustelun tarkoituksena on muistuttaa tai tehdä ihmisestä tietoisempi jonkin asian suhteen.

Sen vuoksi Toolbox-keskustelussa olisi hyvä olla motivoiva ja kiinnostusta herättävä alku. Sen jälkeen asia on esitettävä mahdollisimman yksinkertaisesti ja ytimekkäästi, jotta se olisi helppo muistaa.

Muistiin ja käyttäytymiseen pääsee vaikuttamaan parhaiten, jos Toolbox-keskustelu aiheuttaa keskustelua, pohdintaa ja ideoita. Jos saat työntekijöiltäsi ideoita ja aloitteita, muista kirjata ne ylös ja pyrkiä testaamaan, olisivatko ne toteuttamiskelpoisia – näin saat pidettyä työntekijät sitoutuneina jatkossakin!

Kenen tehtävänä on pitää Toolbox-keskustelu ja kenelle se pidetään?

Yleensä Toolbox-keskustelun pitää joko työnjohtajan/esihenkilön roolissa oleva henkilö työryhmälleen, mutta sen voi pitää myös eri rooleissa toimivat henkilöt.

Rakennusalalla, jossa samalla työmaalla työskentelee tyypillisesti myös aliurakoitsijoiden henkilöstöä, on tarkoituksenmukaista ottaa kaikki työmaalla työskentelevät työntekijät yhteiseen keskusteluun. Tällöin Toolbox-keskustelun vetäjänä voi olla vaikkapa pääurakoitsijan työnjohtaja tai turvallisuuskoordinaattori.

Jos yrityksessä tehdään töitä eri sijainneissa tai vuoroissa, olisi hyvä varmistaa, että kaikki henkilöt kuitenkin pääsevät osallistumaan keskusteluun.

Millaisia aiheita Toolbox-keskusteluissa kannattaa käydä?

Parhaita aiheita ovat omaan työpaikkaan tai tilaajan vaatimuksiin liittyvät aiheet:

oman työpaikan turvallisuussääntöjen- ja asioiden kertaaminen
tilaajan asettamista säännöistä muistuttaminen
riskihavaintoon, läheltä piti -tilanteeseen tai työtapaturmaan johtanut aihe
vuodenaikoihin, sääolosuhteisiin tai muihin muuttuviin olosuhteisiin (esim. liikenne, liukkaus, kuumuus, kylmyys, pölyisyys) liittyvät aiheet ajankohtaisesti
millaista ensiapua annetaan erilaisissa tilanteissa
välineiden, koneiden ja laitteiden turvalliseen käyttöön ja ylläpitoon liittyvät aiheet
suojavälineiden ja varusteiden oikeaan käyttötapaan ja kunnossapitoon liittyvät aiheet
kemikaalien käsittelyyn liittyvät aiheet
työpaikan yhteishengen parantamiseen liittyvät aiheet
työpaikan yhteisiin pelisääntöihin liittyvät aiheet
työpaikan siisteyteen ja ylläpitoon liittyvät aiheet
aiheet, kuinka ennaltaehkäistä vahinkoja/virheitä/tapaturmia
aiheet, kuinka ennaltaehkäistä asiakasvalituksia ja reklamaatioita
aiheet, kuinka toimia erilaisissa poikkeustilanteissa
aiheet, kuinka toimia, kun asiakas ei ole tyytyväinen

Netistä löytää paljon varsinkin englannin kielellä riskialttiille toimialoille Toolbox- keskusteluvinkkejä ja jopa valmiita materiaaleja, mutta ne jäävät usein yleiselle tasolle, koska niissä ei voida ottaa työpaikka- tai työmaakohtaisia muuttujia ja olosuhteita. Näistä saa kuitenkin hyviä ideoita ja inspiraatiota. Käytä hakukoneissa halutermiä ” Toolbox talk topics”. Kokeile myös YouTubea!

Toolbox-keskustelun dokumentoiminen

Työnantaja on työturvallisuuslain mukaan velvollinen perehdyttämään työntekijä turvallisiin työtapoihin.

Perehdytykset ja koulutukset kannattaa aina dokumentoida, jos sinun tulee työnantajana osoittaa, että olette antaneet perehdytystä ja koulutusta.

Koska Toolbox-keskustelut ovat ikään kuin ”lyhytkoulutuksia”, kannattaa ne dokumentoida:

päivämäärä ja keskustelun vetäjä
keskustelun aihe
mahdollinen käytetty materiaali
osallistujat

Toolbox-keskusteluille voit ladata oheisen pohjan, jonka aina kopioit uudeksi, kun pidät keskustelun. Tulosta ja ota osallistujien allekirjoitukset, jonka jälkeen voit napata siitä kuvan ja tallentaa omaan kansioon.

Lataa Toolbox-pohja.

Voit myös laatia jonkin muunlaisen dokumentointijärjestelyn: joku saattaa jakaa Toolbox-materiaalin pikaviestiryhmässä ja pyytää ryhmän jäseniä kuittaamaan, että on tutustunut aiheeseen. Tämä ei ole kuitenkaan suositeltava tapa, sillä et voi olla varma, onko aineistoon oikeasti tutustuttu ja onko se herättänyt mitään ajatuksia.

Kuinka paljon pitää nähdä vaivaa yhden keskustelun valmisteluun?

Turvatuokioiden, eli Toolbox-keskusteluiden käyttö yrityksessä on valintakysymys – se ei ole lakisääteinen pakko. Ja kyllä – siihen täytyy hieman panostaa, jos haluaa tuloksia.

Itse olen käyttänyt aikaa yhden Toolbox-keskustelun valmisteluun 15-30 minuuttia ja keskustelun vetämiseen 10-15 minuuttia. Joskus olen halunnut tehdä aineistosta hieman visuaalisempaa, jolloin aikaa on voinut mennä hieman enemmän.

Joskus aihe on sellainen, että siihen ei kovin paljoa tarvitse tehdä ennakkovalmisteluita. Näin ollen, jos Toolbox-keskustelu pidetään viikoittain, se ei ole kovin paljoa kuormittanut.

Kuinka aloittaa Toolbox-keskusteluiden pitäminen?

Tee päätös aloittamisesta.
Päätä toistuva ajankohta, jolloin turvatuokiot aina pidetään. Onko viikoittain vai päivittäin? Mihin kellon aikaan?
Valmistele ensimmäiset aineistot. Tee ainakin neljälle viikolle valmiit aineistot. Aloita ensimmäinen tuokio sillä, että esittelet Toolbox-keskustelun – mikä se on, mitä hyötyä siitä on, ja miten meillä aiotaan ne toteuttaa. Kerro, että osallistuminen sitoo kaikkia.
Pitäydy suunnittelemassasi ja toteuta. Ensimmäiset kerrat voivat tuntua oudoilta teistä kaikista. Muista, että Toolboxeja oppii pitämään — tekemällä niitä.
Muista dokumentoida pidetyt Toolboxit.
Ennen kuin olet saavuttanut rutiinin, valmistele paremmin. Kun Toolbox-keskustelut ovat juurtuneet yritykseenne, tulet saamaan ideoita aiheista henkilöstöltä ja kollegoilta ja alat havaitsemaan eri aiheiden ajankohtaisuutta. Tee aina muutamaksi viikoksi kerrallaan valmiiksi, niin yllättävät kiireet eivät kaada muodostuvaa rutiinia.
Sitoutukaa ajankohtiin. Opetelkaa ajattelemaan, että turvatuokio on yksi tärkeimmistä työtehtävistänne, joiden avulla pidätte ihmiset terveinä ja turvassa työpaikalla.
Voit kierrättää samoja aiheita, kun aikaa on mennyt – päivitä uusi näkökulma tai muu pieni asia, niin pian sinulla on kattava pankki valmiina.

Toolbox-keskustelut asiakkaillemme

Olemme Risk Link Oy:ssä päättäneet tehdä omat Toolbox-aiheet asiakkaidemme riskienhallinnan tukemiseksi. Meidän Toolboxit tulevat keskittymään laajemmin eri riskienhallinnan osa-alueille (ei pelkästään työturvallisuuteen) ja ovat tarkoitettu yrityspäättäjille sekä yritysten henkilöstö-/talous/ -ja riskienhallintapäälliköille.

Toivomme, että julkaisemiamme materiaaleja hyödynnetään laajasti – tarjoamme ne maksutta ja niitä saa käyttää yrityksissä riskienhallinnan apuna vapaasti.

Jatkossa tunnistat tekemämme Toolbox-aiheen alla olevalla logosta! Ensimmäiset aiheet julkaistaan heinäkuun 2024 aikana.

Tarvitsetko apua? Näin otat yhteyttä:

Oliko tästä sinulle hyötyä? Tilaa blogit sähköpostiisi.

Haluaisitko saada lisää käytännönläheisiä vinkkejä vakuutusten hoitoon ja hallinnoimiseen liittyen? Tilaa blogit kätevästi sähköpostiisi. Lähetämme viestejä enintään kerran kuukaudessa ja tilauksen voit perua milloin tahansa.